Tietosuojaseloste
Miten Vestit Solutions Oy käsittelee henkilötietoja verkkosivustollamme ja Vestit-palvelussa.
1. Johdanto ja soveltamisala
Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Vestit Solutions Oy (”Vestit”, ”me”) kerää ja käyttää henkilötietoja, kun vierailet verkkosivustollamme, otat meihin yhteyttä, liityt odotuslistallemme tai käytät omistuspohjan hallinnan palveluamme (”Palvelu”) asiakkaan edustajana.
Kun asiakas hallinnoi omistuspohjaansa Palvelussa, se tallentaa henkilötietoja omista osakkeenomistajistaan, optionhaltijoistaan, työntekijöistään ja neuvonantajistaan. Näiden tietojen osalta Vestit toimii henkilötietojen käsittelijänä asiakkaan lukuun, ja asiakas on rekisterinpitäjä. Käsittelystä on sovittu asiakkaan kanssa tehdyssä sopimuksessa ja tietojenkäsittelysopimuksessa, ja näitä tietoja koskevat pyynnöt tulee osoittaa kyseiselle asiakkaalle.
Tämä tietosuojaseloste koskee vain niitä henkilötietoja, joiden rekisterinpitäjä Vestit itse on: verkkosivuston kävijöitä, mahdollisia asiakkaita, odotuslistan tilaajia sekä käyttäjiä, jotka rekisteröityvät ja kirjautuvat palveluun.
2. Rekisterinpitäjä
Tässä selosteessa kuvattujen henkilötietojen rekisterinpitäjä on Vestit Solutions Oy, y-tunnus 3634150-1, kotipaikka Espoo. Tietosuoja-asioissa voit ottaa yhteyttä osoitteeseen dataprivacy@vestit.fi.
Meillä ei ole velvollisuutta nimittää tietosuojavastaavaa emmekä ole sellaista nimittäneet; tietosuojaa koskevat kysymykset käsitellään yllä olevassa osoitteessa.
3. Keräämämme henkilötiedot
Sen mukaan, miten olet kanssamme tekemisissä, voimme kerätä seuraavia henkilötietoryhmiä:
- Tili- ja kirjautumistiedot: vahvistettu sähköpostiosoitteesi, kieli- sekä luku- ja päivämäärämuotoasetuksesi ja kirjautumiseen käytettävä tunnistetieto. Salasanoja ei koskaan tallenneta luettavassa muodossa, vaan ainoastaan suolattuna tiivisteenä.
- Istunto- ja tekniset tiedot: IP-osoite, selain- ja laitetiedot user agent -merkkijonosta, istunnon luonti- ja viimeisin käyttöhetki sekä sovellus- ja palvelinlokit.
- Viestintä: meille lähettämäsi viestit, tukipyynnöt ja kirjeenvaihto.
- Odotuslista- ja markkinointitiedot: odotuslistalle antamasi sähköpostiosoite ja tieto siitä, ilmaisitko kiinnostuksen varhaiseen käyttöön, sekä yritysasiakaskontaktien yhteystiedot ja asetukset.
- Laskutustiedot: laskutusyhteyshenkilö, yritystiedot ja maksujen käsittelyyn ja laskutukseen tarvittavat tiedot.
Jos esiinnyt asiakkaan omistajaluettelossa, kyseinen asiakas voi säilyttää Palvelussa myös nimesi, osoitteesi ja vero- tai henkilötunnuksesi. Käsittelemme näitä tietoja vain käsittelijänä asiakkaan ohjeiden mukaisesti; osoitteet ja verotunnisteet on salattu levossa asiakaskohtaisella avaimella. Emme kerää erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja niistä tileistä, joiden rekisterinpitäjä olemme.
4. Mistä tiedot kerätään
- Suoraan sinulta, kun otat meihin yhteyttä, liityt odotuslistalle, rekisteröidyt tai käytät Palvelua.
- Automaattisesti välttämättömien evästeiden ja palvelinlokien kautta, kun käytät verkkosivustoamme tai Palvelua.
- Kolmansilta osapuolilta, kuten asiakkailtamme (jotka voivat antaa yhteystietosi valtuutettuna käyttäjänä) ja palveluntarjoajiltamme.
5. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
Käsittelemme henkilötietoja alla kuvattuihin tarkoituksiin ja alla mainituilla oikeusperusteilla. Viittaukset koskevat EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR).
| Tarkoitus | Käytettävät tiedot | Oikeusperuste |
|---|---|---|
| Palvelun ja tilien tarjoaminen, ylläpito ja tuki | Tili- ja kirjautumistiedot, istuntotiedot, viestintä | Sopimus (6 art. 1 kohta b); oikeutettu etu (6 art. 1 kohta f) |
| Laskutus ja maksujen perintä | Yhteys- ja laskutustiedot | Sopimus (6 art. 1 kohta b); lakisääteinen velvoite (6 art. 1 kohta c) |
| Palvelun turvaaminen sekä väärinkäytösten ja petosten estäminen | Istunto-, tekniset ja lokitiedot | Oikeutettu etu (6 art. 1 kohta f) |
| Tuotteidemme parantaminen ja kehittäminen | Käyttötiedot, mahdollisuuksien mukaan koostettuina | Oikeutettu etu (6 art. 1 kohta f) |
| Odotuslistan ylläpito ja ilmoitus Palvelun avautumisesta | Odotuslistan tiedot | Suostumus (6 art. 1 kohta a) |
| Markkinointi yritysasiakaskontakteille | Yhteys- ja markkinointitiedot | Oikeutettu etu tai suostumus silloin kun sitä edellytetään (6 art. 1 kohta a/f) |
| Kirjanpito-, vero- ja muiden lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen | Laskutus- ja yhteystiedot | Lakisääteinen velvoite (6 art. 1 kohta c) |
6. Evästeet ja vastaavat tekniikat
Käytämme verkkosivustollamme ja Palvelussa vain välttämättömiä evästeitä: pitämään sinut kirjautuneena, viemään kirjautumisen läpi ja muistamaan valitsemasi käyttöliittymän kielen ja näyttöasetukset. Emme käytä analytiikka-, mainos- tai kolmansien osapuolten seurantaevästeitä, emmekä siksi näytä evästesuostumusbanneria.
7. Kenelle tietoja luovutetaan
Luovutamme henkilötietoja vain silloin kun se on tarpeen, seuraaville tahoille:
- Palveluntarjoajat ja alikäsittelijät: auttavat meitä Palvelun tuottamisessa tietoja suojaavin sopimuksin.
- Ammattineuvonantajat: tilintarkastajat, kirjanpitäjät ja lakimiehet tarvittaessa.
- Viranomaiset: silloin kun meillä on lakisääteinen velvollisuus luovuttaa tietoja.
- Yritysjärjestelyn osapuolet: sulautumisen, yrityskaupan tai liiketoiminnan myynnin yhteydessä salassapitovelvollisuuden alaisina.
Nykyiset alikäsittelijämme
| Alikäsittelijä | Tarkoitus | Käsittelyn sijainti |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Sovellus- ja tietokantapalvelut, asiakirjojen tallennus, salatut varmuuskopiot | Helsinki, Suomi (EU) |
| Stripe Payments Europe, Ltd. | Maksujen käsittely ja laskutus | Irlanti (EU), tukikäyttö Yhdysvalloista |
| Resend, Inc. | Tapahtumasähköpostien lähetys (kirjautuminen, kutsut, ilmoitukset) | Yhdysvallat |
Asiakirjojen sähköinen allekirjoitus tapahtuu Palvelun sisällä, eikä siihen käytetä kolmannen osapuolen allekirjoituspalvelua. Emme käytä analytiikkapalvelua emmekä myy henkilötietoja.
8. Tiedonsiirrot ETA:n ulkopuolelle
Pyrimme pitämään henkilötiedot Euroopan talousalueella (ETA): palvelin-, tietokanta-, asiakirja- ja varmuuskopiointiympäristömme sijaitsevat Suomessa. Kaksi palveluntarjoajaa käsittelee tietoja ETA:n ulkopuolella — tapahtumasähköpostien toimittajamme on yhdysvaltalainen ja maksupalvelumme voi sallia tukikäytön Yhdysvalloista. Nämä siirrot perustuvat Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin ja niiden edellyttämiin lisätoimenpiteisiin, ja rajaamme siirrettävät henkilötiedot siihen, mitä palvelu tarvitsee. Voit pyytää lisätietoja yllä olevista yhteystiedoista.
9. Tietojen säilytysaika
Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on edellä kuvattuihin tarkoituksiin tarpeen, minkä jälkeen poistamme tai anonymisoimme ne.
- Tili- ja yhteystiedot: asiakassuhteen ajan ja kohtuullisen ajan sen jälkeen kyselyjen ja erimielisyyksien käsittelyä varten.
- Istunnot: poistetaan, kun ne vanhenevat tai kirjaudut ulos; istunto kestää enintään 30 päivää.
- Kirjanpito- ja laskutusaineisto: kirjanpitolain edellyttämän ajan, tällä hetkellä kuusi vuotta tilikauden päättymisestä.
- Odotuslistan tiedot: kunnes Palvelu avautuu sinulle tai kunnes pyydät poistamaan tietosi, sen mukaan kumpi tapahtuu ensin.
- Varmuuskopiot: salatut tietokantavarmuuskopiot säilytetään rullaavan aikataulun mukaan; Palvelusta poistetut tiedot häviävät varmuuskopioista kierron edetessä.
10. Tietoturva
Ylläpidämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä, joilla henkilötiedot suojataan luvattomalta pääsyltä, katoamiselta ja väärinkäytöltä. Näitä ovat muun muassa:
- kaiken liikenteen salaus siirron aikana (HTTPS/TLS);
- arkaluonteisimpien tietojen, kuten kotiosoitteiden ja verotunnisteiden, sekä tallennettujen asiakirjojen kirjekuorisalaus levossa;
- salatut ja eheystarkistetut tietokantavarmuuskopiot erillisessä, kirjoitussuojatussa sijainnissa;
- rooli- ja yrityskohtainen pääsynhallinta, jotta jokainen käyttäjä näkee vain ne yritystiedot, joihin hänellä on oikeus; sekä
- tietoturvan ja omistuksen kannalta merkittävien toimenpiteiden auditointiloki ja käyttöoikeuksien säännöllinen tarkistus.
Mikään järjestelmä ei ole täysin turvallinen, mutta teemme työtä tietojesi suojaamiseksi ja reagoimme poikkeamiin viipymättä. Jos tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa riskin oikeuksillesi ja vapauksillesi, ilmoitamme siitä toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle ja tarvittaessa sinulle.
11. Oikeutesi
Sovellettavan lainsäädännön edellytysten mukaisesti sinulla on oikeus:
- saada pääsy sinua koskeviin henkilötietoihin;
- oikaista virheelliset tiedot ja täydentää puutteelliset tiedot;
- saada tietosi poistetuiksi tietyissä tilanteissa;
- rajoittaa tiettyä käsittelyä tai vastustaa sitä, mukaan lukien suoramarkkinointi;
- saada tietyt tiedot siirrettävässä muodossa; sekä
- peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa, mikä ei vaikuta aiempaan käsittelyyn.
Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä kohdassa 2 mainituilla tiedoilla. Jos tietosi ovat asiakkaan omistajaluettelossa, ohjaamme pyyntösi kyseiselle asiakkaalle, joka on niiden rekisterinpitäjä.
Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle — Suomessa tietosuojavaltuutetun toimistolle — tai oman maasi tietosuojaviranomaiselle, esimerkiksi Datatilsynetille Norjassa ja Tanskassa, IMY:lle Ruotsissa tai Persónuverndille Islannissa.
12. Automaattinen päätöksenteko
Emme tee sinua koskevia oikeusvaikutuksiltaan tai muutoin merkittäviä päätöksiä pelkästään automaattisen käsittelyn perusteella emmekä profiloi sinua.
13. Lapset
Palvelu on yrityksille suunnattu tuote, eikä sitä ole tarkoitettu lapsille. Emme tietoisesti kerää henkilötietoja lapsilta.
14. Selosteen muutokset
Voimme päivittää tätä selostetta ajoittain. Julkaisemme päivitetyn version tällä sivulla ja muutamme yllä näkyvää päivämäärää. Merkittävistä muutoksista pyrimme ilmoittamaan kohtuullisin toimin.
15. Yhteystiedot
Jos sinulla on kysyttävää tästä selosteesta tai henkilötietojesi käsittelystä, ota yhteyttä osoitteeseen dataprivacy@vestit.fi.